会议策划需要注意哪些地方?

 知识分享     |      2021-07-27 14:14
        会议策划是一项复杂的工作,不仅要有目标、有计划、有步骤地安排人员参加,而且要保证高效率地完成会议议题的讨论。会议活动规划一般分为4个阶段,分别是调查研究、设计协调和评估评估。所以,具体要注意哪些方面呢?

会议策划需要注意哪些地方?

      1、调研阶段。

      常言道,没有调查就没有发言权,不仅是会议活动,任何活动的策划都要首先进行调查。调查的内容包括:国家有关这类活动的法律法规,主题的选择,公众关心的问题,活动的时间和地点是否适宜等。调查阶段也可以确定会议的主要议题,并作为会议活动的核心和重点,在以后的策划中处处突出这一议题,这样的会议活动策划就更具有统一性。

       2、设计阶段

       研究阶段准备得越充分,设计阶段的工作就越容易,因为这一阶段主要是对研究结果进行分析总结,并加入灵感和创意,设计整个会议活动,包括流程、会场布置等。常用的方法有头脑风暴、垂直思维、水平思维等,要注意集思广益,不要随便否决别人的建议。对于合适的想法,也可以用5W1H的方法提问,让这些想法与会议活动的主题目标一致。当然,创意也需要可行性,这也需要提前评估,比如资源是否可行,包括政治资源、人力资源、财务资源等。以会议活动的入场签到环节为例,可以使用大屏幕互动签到系统。客人扫描代码可以完成签到,速度快,准确传统纸质签到不同,创意感强。

       3、协调阶段。

       活动策划中有很多需要协调的因素,包括场地,人员,时间,协调等等。特别是在大型会议活动的策划方面,需要多方面的协调,这就要求策划人员要有良好的心态,以积极的心态去协调各种因素。

        4、评估阶段

        它是会议活动策划的最后阶段,一般是在活动结束后,还要运用问卷调查或电话回访等方法,了解会议参与者、策划者和其他角色对会议活动的看法。如时间充裕,也可举行复盘会议。适时地总结不足,吸取教训,才能不断提高会议活动策划能力,为下次活动的策划做好准备。